Versie: 1.0
Ingangsdatum: 1 november 2025
Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026
Documenteigenaar: Samen Mondzorg
Bij Samen Mondzorg staat persoonlijke aandacht centraal. Wij vinden het belangrijk dat u zich veilig voelt, niet alleen tijdens uw behandeling, maar ook wanneer het gaat om de bescherming van uw persoonsgegevens. U vertrouwt ons gevoelige informatie toe over uw gezondheid en persoonlijke situatie. Daarom behandelen wij deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.
Tijdens uw behandeling verwerken wij persoonsgegevens en medische gegevens die noodzakelijk zijn om u kwalitatief hoogwaardige mondzorg te kunnen bieden. Daarbij houden wij ons aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en overige relevante wetgeving die van toepassing is op zorgaanbieders.
In deze privacyverklaring leggen wij uit:
Door transparant te zijn over de verwerking van persoonsgegevens willen wij bijdragen aan een veilige, betrouwbare en professionele zorgomgeving.
Samen Mondzorg is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Samen MondzorgHeeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op. Wij beantwoorden uw vragen graag.
Om u op een veilige en verantwoorde manier te kunnen behandelen verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens. De gegevens die wij verwerken zijn afhankelijk van de zorg die u ontvangt.
Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
Voor een goede tandheelkundige behandeling verwerken wij medische gegevens die relevant zijn voor uw mondgezondheid en algemene gezondheid.
Hieronder vallen onder andere:
Voor de financiële administratie kunnen wij verwerken:
Wanneer u gebruikmaakt van onze digitale dienstverlening kunnen wij daarnaast verwerken:
Wij verwerken nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
Samen Mondzorg verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een duidelijk omschreven doel bestaat.
Uw persoonsgegevens kunnen onder andere worden gebruikt voor:
Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij daar wettelijk toe verplicht zijn of u hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven.
De AVG bepaalt dat persoonsgegevens uitsluitend mogen worden verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
Samen Mondzorg verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:
De meeste persoonsgegevens verwerken wij omdat deze noodzakelijk zijn om u tandheelkundige zorg te kunnen verlenen.
Als zorgaanbieder zijn wij wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken en medische dossiers gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn te bewaren.
In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:
Daarbij maken wij steeds een zorgvuldige afweging tussen ons belang en uw recht op privacy.
Wanneer de wet dit vereist vragen wij vooraf uw toestemming.
Dit geldt bijvoorbeeld wanneer foto’s worden gebruikt voor:
Het geven van toestemming is altijd vrijwillig. U kunt uw toestemming op ieder moment weer intrekken.
Tijdens uw behandeling kunnen foto’s worden gemaakt om de kwaliteit van uw zorg te verbeteren of uw behandeling goed vast te leggen.
Dit kunnen onder andere zijn:
Foto’s die noodzakelijk zijn voor uw behandeling maken onderdeel uit van uw patiëntendossier.
Wanneer beeldmateriaal wordt gebruikt voor andere doeleinden, zoals:
Het weigeren van deze toestemming heeft geen enkele invloed op de kwaliteit of beschikbaarheid van uw behandeling.
Wanneer u eerder toestemming heeft gegeven, kunt u deze op ieder moment weer intrekken. Vanaf dat moment zullen wij het betreffende beeldmateriaal niet langer gebruiken voor het doel waarvoor toestemming was verleend, tenzij wij wettelijk verplicht zijn het als onderdeel van uw medisch dossier te bewaren.
Samen Mondzorg gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en verstrekken deze uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het verlenen van goede mondzorg, het uitvoeren van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Afhankelijk van uw behandeling of situatie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:
Wanneer externe partijen namens Samen Mondzorg persoonsgegevens verwerken, sluiten wij – indien wettelijk vereist – een verwerkersovereenkomst. Hierin leggen wij afspraken vast over de vertrouwelijkheid, beveiliging en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.
Wij delen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
Samen Mondzorg biedt patiënten toegang tot een beveiligd online patiëntenportaal. Via dit portaal kunt u eenvoudig en veilig verschillende zaken rondom uw behandeling regelen.
Via het patiëntenportaal kunt u onder andere:
Om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen is het patiëntenportaal voorzien van tweestapsverificatie (2FA).
Nadat u bent ingelogd met uw persoonlijke gegevens ontvangt u een eenmalige verificatiecode op uw mobiele telefoon. Pas nadat deze code correct is ingevoerd krijgt u toegang tot uw persoonlijke omgeving.
Deze extra beveiligingslaag verkleint de kans dat onbevoegden toegang krijgen tot uw medische gegevens en draagt bij aan een veilige verwerking van uw persoonsgegevens.
Wij adviseren u:
Voor behandelingen waarvoor een begroting wordt opgesteld ontvangt u deze digitaal via het patiëntenportaal.
Door een begroting digitaal te ondertekenen bevestigt u dat:
De digitaal ondertekende begroting wordt onderdeel van uw patiëntendossier.
Samen Mondzorg verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële afhandeling van uw behandeling.
Wanneer u hiervoor verzekerd bent, kunnen declaraties worden ingediend bij uw zorgverzekeraar.
Indien een behandeling niet of slechts gedeeltelijk wordt vergoed, bent u zelf verantwoordelijk voor de betaling van de factuur.
Voor het beheren van facturen en de betalingsadministratie werkt Samen Mondzorg samen met Payt.
Wanneer dit noodzakelijk is kunnen persoonsgegevens, zoals uw naam, adresgegevens, factuurgegevens en betalingsinformatie, worden gedeeld met Payt. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
Payt verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van Samen Mondzorg en volgens de geldende privacywetgeving.
Samen Mondzorg maakt gebruik van verschillende communicatiemiddelen om u zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Via e-mail kunnen wij onder andere:
Wij adviseren u om via e-mail geen gevoelige medische informatie te versturen, tenzij dit noodzakelijk is en u hiervoor kiest.
Om het contact met onze praktijk zo laagdrempelig mogelijk te maken is Samen Mondzorg ook bereikbaar via WhatsApp.
WhatsApp is bedoeld voor eenvoudige communicatie, zoals:
Wij verzoeken u vriendelijk om via WhatsApp geen medische gegevens, foto’s of andere gevoelige persoonsgegevens te versturen.
Wanneer u er zelf voor kiest medische informatie via WhatsApp met ons te delen en deze relevant is voor uw behandeling, kan deze informatie worden opgenomen in uw patiëntendossier.
Hoewel wij zorgvuldig omgaan met communicatie via WhatsApp, blijft dit een communicatiemiddel van een externe aanbieder waarop tevens de privacyvoorwaarden van WhatsApp van toepassing zijn.
Om de veiligheid van patiënten, bezoekers, medewerkers en eigendommen te waarborgen kan Samen Mondzorg gebruikmaken van cameratoezicht binnen en rondom de praktijk.
Camerabeelden worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden, zoals:
Camerabeelden worden alleen bekeken wanneer daarvoor een gegronde aanleiding bestaat.
De beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is, tenzij een incident of wettelijke verplichting aanleiding geeft tot een langere bewaartermijn.
Samen Mondzorg neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of misbruik.
Wij maken onder andere gebruik van:
Daarnaast hebben uitsluitend medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden toegang tot uw persoonsgegevens.
Alle medewerkers van Samen Mondzorg zijn gebonden aan een wettelijke en professionele geheimhoudingsplicht en gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met alle patiëntinformatie.
Samen Mondzorg bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.
Voor medische dossiers geldt op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) een wettelijke bewaartermijn van minimaal twintig (20) jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. In sommige gevallen kan deze termijn langer zijn wanneer dit noodzakelijk is voor goede zorg of op grond van een wettelijke verplichting.
Andere persoonsgegevens, zoals administratieve en financiële gegevens, worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om te voldoen aan fiscale, administratieve en wettelijke verplichtingen.
Communicatie via e-mail, WhatsApp en het patiëntenportaal wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze is gebruikt. Wanneer dergelijke communicatie medische informatie bevat die van belang is voor uw behandeling, kan deze worden toegevoegd aan uw patiëntendossier.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens op een veilige wijze verwijderd of geanonimiseerd.
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens Samen Mondzorg van u verwerkt en waarom deze gegevens worden verwerkt.
Wanneer persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken deze te laten aanpassen of aanvullen.
In bepaalde situaties kunt u verzoeken uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
Voor medische dossiers geldt echter een wettelijke bewaarplicht. Hierdoor kunnen wij een medisch dossier niet altijd verwijderen, ook wanneer u daarom verzoekt.
U kunt ons verzoeken het gebruik van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken wanneer u bijvoorbeeld twijfelt aan de juistheid van bepaalde gegevens.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Wij zullen vervolgens beoordelen of uw bezwaar gegrond is en u hierover informeren.
Wanneer dit wettelijk van toepassing is, kunt u verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerd digitaal formaat te ontvangen of rechtstreeks te laten overdragen aan een andere zorgverlener.
Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, bijvoorbeeld voor het gebruik van foto’s op onze website of sociale media, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
De intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór het intrekken rechtmatig hebben plaatsgevonden.
Ondanks alle getroffen beveiligingsmaatregelen kan een beveiligingsincident nooit volledig worden uitgesloten.
Wanneer zich een datalek voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelt Samen Mondzorg overeenkomstig de wettelijke Meldplicht Datalekken.
Indien noodzakelijk:
Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig om onze dienstverlening en de bescherming van persoonsgegevens voortdurend te verbeteren.
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen cookies worden geplaatst om de website goed te laten functioneren en de gebruikservaring te verbeteren.
Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de correcte werking van de website. Zonder deze cookies kunnen bepaalde onderdelen van de website niet goed functioneren.
Samen Mondzorg kan geanonimiseerde analytische gegevens gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Hiermee kunnen wij onze website verbeteren en beter laten aansluiten op de wensen van bezoekers.
Voor analytische cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf via de cookiebanner.
Onze website kan links bevatten naar websites van derden.
Samen Mondzorg is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of het privacybeleid van deze externe websites. Wij adviseren u daarom altijd het privacybeleid van de betreffende website te raadplegen.
Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens.
Heeft u vragen, opmerkingen of bent u van mening dat Samen Mondzorg niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens is omgegaan? Neem dan gerust contact met ons op. Wij zoeken graag samen met u naar een passende oplossing.
Bent u na onze reactie nog steeds niet tevreden, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie hierover vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wet- en regelgeving, technologische ontwikkelingen en onze dienstverlening kunnen veranderen. Daarom kan het noodzakelijk zijn deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen.
De meest recente versie is altijd beschikbaar via de website van Samen Mondzorg.
Wanneer wijzigingen een belangrijke invloed hebben op de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, informeren wij u hierover indien de wet dit voorschrijft.
Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u gebruikmaken van één van uw privacyrechten?
Neem dan gerust contact met ons op.
Samen MondzorgWij streven ernaar uw verzoek zorgvuldig te behandelen en reageren in beginsel binnen één maand, tenzij de wet een andere termijn toestaat.
Bij Samen Mondzorg geloven wij dat goede mondzorg hand in hand gaat met een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Wij behandelen uw gegevens met respect, vertrouwelijkheid en aandacht voor uw privacy. Door passende beveiligingsmaatregelen te treffen, transparant te communiceren en uitsluitend gegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, streven wij ernaar het vertrouwen dat u in ons stelt iedere dag opnieuw waar te maken.
Uw privacy is voor ons een belangrijk onderdeel van kwalitatieve mondzorg.
